Согласно ст. 47 КЗоТ Украины и Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников , утвержденной приказом Митруда и соцполитики  Украины № 259/34/5 собственник или уполномоченный им орган обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с занесением в неё записи об увольнении и произвести расчет в тот же день.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине работодателя или уполномоченного им органа работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Отправка трудовой книжки по почте с доставкой по указанному адресу допускается только по письменному согласию работника.

В соответствии с п. 2.16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда и Соцполитики Украины от. 08.06.2001 г.№ 259/34/5 для студентов, слушателей курсов,учеников, аспирантов, которые имеют трудовые книжки, т.е. работали по трудовому договору до или во время обучения, учебное заведение вносит записи о времени учебы на дневных отделениях (в том числе  подготовительных) в высших учебных заведениях.Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учеников, аспирантов.

Для лиц, не имевших трудовые книжки на время учебы, записи о времени учебы в высших учебных заведениях и о времени нахождения в аспирантуре, согласно пп."В" п. 2.18 данной Инструкции в их трудовые книжки вносятся отдельной строкой уже по месту работы с сылкрй на дату, номер и наименование соответствующих документов. Данные записи вносятся в трудовую книжку до занесения сведений о работе на предприятии. 

Запись в обоих случаях проводится только об обучении на дневном отделении в высшем учебном заведении.

      Согласно пункту 3 Постановления КМУ №301 от 27.04.93г. "О трудовых книжках работников" трудовые книжки храняться на предприятиях как документы строгой отчетности, а при увольнении работника трудовая книжка выдается ему под расписку в журнале учета.

      Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников №58 от 29.07.93г. утвержденная приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты регламентируя порядок ведения трудовых книжек работников, предусматривает выдачу трудовой книжки работнику только в случае его увольнения, в последний день работы. Никаких других оснований для выдачи трудовой книжки работнику на руки, в частности во время его работы на предприятии, Инструкцией не предусмотренно. Кроме того, ни одним нормативно-правовым актом не определены основания для временной выдачи, даже под расписку, трудовой книжки работнику, который еще находится в трудовых отношениях с предприятием.

Исходя из этого, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек в отделе кадров, в случае обращения работника с просьбой выдать трудовую книжку может предложить как альтернативу:

- справку о том, что работник в это время действительно работает на предприятии с указанием даты приема на работу и должности;

- копию трудовой книжки или выписку из нее, засвидетельствованные подписью ответственного лица с указанием его должности и печатью предприятия( или печатью кадровой службы).

Если же такая альтернатива окажется для работника недостаточной по уважительным причинам (например, оформлением пенсии или командировка за границу), то в каждом конкретном случае специалист кадровой службы должен принять решение о возможной выдачи трудовой книжки.

Во избежание возможных проблем, связанных с выдачей трудовой книжки работнику, достаточно широко на практике применяют следующие приемы:

-вводится практика написания работником заявления на выдачу его трудовой книжки с обоснованием необходимости такой выдачи;

-заводится дополнительный журнал учета временно выданных трудовых книжек с графиками приблизительно такого содержания: № записи, дата выдачи, № трудовой книжки, Ф.И.О. работника, подпись о получении, дата и подпись о возврате трудовой книжки.

На предприятиях практикуют истребование от работника расписки с указанием даты, цели выдачи трудовой книжки, органу, которому она предоставляется, с предупреждением об обязательном возврате ее к определенному числу ( срок не должен привышать 5 календарных дней)

В соответствии со ст. 43 Перечня типичных документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины 12.04.2012г. № 578/5, должностные и рабочие инструкции работников организации хранятся в течении 5-ти лет (после замены новыми).

Должностные инструкции научных работников, а также должностные и рабочие инструкции работников, которые работают на тяжелых работах, на работах с вредными и опсными условиями труда, должны храниться в течение 75 лет после утверждения.

Согласно Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границей, утвержденной указом Минфина Украины № 59, после возвращения из командировки работник обязан до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем прибытия до места постоянной работы, подать отчет об использовании средств, предоставленных на командировочные расходы.

Если во время служебных командировок работник получил наличные средства с применением платежных карт, он подает отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму сверх затраченных средств  до окончания 3-го банковского дня после окончания командировки.

Если во время служебных командировок работник использовал платежные карты для осуществления расчетов в безналичной форме и срок подачи отчета об использовании выданных на командировку средств не превысил 10-ти банковских дней, при наличие уважительных причин руководитель может продлить такой срок до 20-ти банковских дней (до выяснения вопроса, в случае наличия разногласий между соответствующими отчетными документами).

Вместе с отчетом подаются оригиналы документов, которые подтверждают стоимость понесенных в связи с командировкой затрат, а именно:

-транспортные билеты или транспортные счета (багажные квитанции), в том числе электронные билеты;

-счета полученные из гостиниц, или от других лиц, которые предоставляют услуги размещения и проживания командированного работника, страховые полисы и т.д.

Инструкция №59 так же содержит перечень документов, на основании которых возмещают затраты на приобретение электронного авиабилета и электронного проездного документа на поезд.

Затраты, понесенные в связи с командировкой, не подтвержденные соответствующими документами (кроме суточных затрат), работнику не возмещаются.